開會冗長沒效率?施展三大咒語,立即變身有效會議!

在我們的整個職業生涯中,我們都不得不枯坐在劣質的會議中,度過漫長、無聊、看起來毫無意義的時光。

當你在會議進行中,你想進一步確認是否已經提供人們更好的會議體驗。

你只需要做到一件事一個在想法上的小小改變,如何著手準備會議、以及如何跟著進行下一步。會議中發生了什麼不重要,而是在做了這件事後前後,發生了什麼令人意想不到的事。

你正在準備一場會議嗎?或是剛好結束了一場會議?這裡有三條咒語的秘訣要公開了。

1.目標明確

如何舉行有意義的會議?前提是需要清楚的目的和明確的目標,事先至少24小時之前提出專屬的會議議程,而不是照抄以前的流程。

無論會議的目的是提供訊息交流、討論決策或者兩者兼具,每個人在會議之前都應該先閱讀會議流程,並且被通知會議上發生的變化以及發起者期許與會者做到的事項。議程上的每個項目必須是可執行的,如果會議中的人無法實現這項任務,請將該項目從會議中刪除,後續再進行處理。

提前24小時傳送議程也有助於提醒整個團隊,並且讓他們有足夠的緩衝時間做好最後一刻的準備,不再有任何事因目標錯誤而延遲進度。

如果你認為你已經計劃好了一場會議,卻沒有明確的目的和會議流程,請重新打開行事曆,因為事實上你還沒準備好。

 

2.精確的事前準備

這一切的決定權都在你身上。你可以定義你的會議目的和預期達成的目標,因此花點時間來提醒自己吧!不僅僅只是抱持著完成的想法而已,更重要的是你確實掌握了具體細節,但另一方面,不要太執著於細節,在會議中有關團隊或專案的背後擁有更大目的,而且每一個小的戰術項目正在推動更大的目標。

千萬別以為會議中的與會者都準備了很多話要跟你大聊特聊,事實上你可能需要解救他們!請為每個議程點做好萬全準備的問題,以引起與會者的熱烈迴響。這麼做還有好處,有助於讓他們對指定的任務負責,讓會議可以持續進行。

最後,準備好讓團隊這些可執行的貢獻啟動吧!如果某些項目未被覆蓋成功或有障礙還沒消除,請事先考慮清楚!

 

3.更有執行力的會議

從一個會議到下一個會議的每個議程項目都需要被給予所有者,指派特定人士對任務本身負責,或者負起監督任務。

以下是史蒂夫·賈伯斯的會議規則的其中之一:史蒂夫·賈伯斯賦予每個議程項目負責人權力,以便對該項目的所有權發揮積極作用。

當你為這些任務設定最後期限時,不僅要考慮下次會議的時間,同時要考慮花費的時間,以保持會議之間的進展順利。

從上次會議到下一次的會議開始時之間設定對於任務列表的期望,以停止未完成項目的重蹈覆轍,最終轉向會議的真正核心。

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