15個步驟,讓你輕鬆掌握線上研討會!走出疫情危機

隨著肺炎疫情持續蔓延,許多實體活動不得不臨時喊卡,不少活動則紛紛將陣地轉移至線上舉辦。不過,對於沒有舉辦線上活動經驗的行銷人員來說,這將是個大挑戰…我們都知道透過經驗累積可以更熟練,但是有沒有讓初學者就能快速上手、成功舉辦活動的方法?

這邊特別彙整了15個必看重點,讓你不需百般嘗試走冤枉路,也能順利的舉行GoToWebinar線上研討會!

 

  1. 客製自己的email及註冊頁面

將公司的代表色及商標運用在整個註冊過程(包含整個註冊頁面、邀請信、確認信、及最後的提醒活動email等等),可以讓觀眾對於你的品牌更有一致性及印象。

  1. 設置歡迎訊息

當觀眾進入研討會畫面時,跳出的客製化歡迎訊息可以讓他們知道自己正在對的頁面、以及會議即將開始等資訊。

要設置客製化歡迎訊息,可以進到使用者事件細節頁面中(event details page),點選「設定(settings)」即可設置。

  1. 設定專屬問題

在設定著陸頁面(landing page)時,可以在註冊表格中設計專屬的問題(例如在研討會中最想學習的主題),這個步驟可以幫助我們收集資料,讓整個研討會的內容更貼近觀眾,也可以提高研討會的參與程度。

  1. 擁有至少兩名以上管理者

共同管理者擁有跟主發起人相同的權限,若研討會進行中發生突發狀況,至少還有另一人可以接手處裡、讓活動繼續順利進行。共同管理者也能協助回覆觀眾的問題、發起投票等,讓講者能專注在演講上。

  1. 使用耳機

耳機可以提供良好的音源品質,建議可以準備一組較好的耳機或麥克風。在研討會開始前,記得先確認是否連接上正確的裝置,以免準備了耳機、卻仍連到電腦的麥克風,影響研討會的品質。

  1. 使用雙螢幕

雙螢幕可以讓講稿與GoToWebinar面板的切換更方便。(小提示:建議可以使用右側螢幕操作攝影機鏡頭及GoToWebinar面板,左側螢幕操作講稿,會更順手、不眼花撩亂!)

  1. 使用自動錄影功能

將每場研討會都用錄影的方式記錄下來,不論是客戶有需求、或是後續有其他用途都可以使用。在設定(settings)中開啟「自動錄影」選項,就可以在每次研討會開始時,自動將內容錄下來。記得要勾選雲端錄影的選項,並在研討會開始前確認攝影機及音源是否有開啟。

  1. 研討會開始前,先用練習模式操作看看

在研討會正式開始前,先開啟練習模式,讓發起人及共同管理者可以討論與測試各種功能。確認音源是否正常、主講者是否能將螢幕控制權交給共同管理者、或提前解決在練習模式出現的問題,可以讓研討會進行得更順利。

  1. 在控制面板中,建立主工作區域

在控制面板中創建多個區塊,可以幫助你建立專屬的工作介面,將常用的區塊放在最好操作的地方,整個流程將更有組織性、更流暢。

  1. 開啟網路攝像頭

開啟攝像頭能讓你與觀眾有更深的連結,讓觀眾更有信任感及親切感,也會更投入在整場研討會中(記得整場研討會都要將鏡頭開啟!)

  1. 持續注意觀眾的參與狀況

在控制面板上,你可以看到觀眾們的狀況:誰正在發問、誰回答了問券、誰按了「舉手」鈕、或誰把視窗縮小去做其他事情等等。如果觀眾的關注度降到30%以下,就代表需要留意,可以透過提問、問券等方法拉回觀眾們的注意力。

  1. 使用問券或Q&A

事先先設立好問券,在研討會中途就能隨時發佈,讓觀眾更有參與感。另外記得在研討會開始或快結束時保留一些Q&A時間:研討會快結束時的提問時間,可以彌補先前講解不夠的部分;而開頭時的Q&A可以幫助觀眾進入狀況(就算只是一些非正式的有趣小問題,效果也同樣很好!)

  1. 善用舉手功能

舉手功能可以幫助觀眾更投入在研討會之中,快速回答問題。控制面板中可以簡易開啟舉手功能,還能看到多少人按了「舉手」鈕。

  1. 運用畫筆工具

畫筆工具可以快速讓觀眾抓到重點,在演講時使用螢光筆,可以引導觀眾將注意力放在所要傳達的要點(表格、圖表或任何重點)上。

  1. 試試模擬直播

模擬直播是種事先預錄再播送的方法,觀眾一樣可以在研討會中回答問券及發表問題,研討會當下無法直接回應,但可以在結束後統一回答這些問題。

 

想要達到最專業的境界,最重要的還是需要不斷的練習。多多利用GoToWebinar的練習模式,試著使用各種工具和功能。越熟悉就可以讓研討會進行的越順利囉!

 

關注數位行銷、企業管理、資訊安全情報

親愛的讀者們,歡迎加入「HTP 匯通商行」Facebook 粉絲團與 Line@官方帳號,追蹤每週的匯通好文與活動消息,追蹤最新的數位行銷、企業管理、資訊安全等國際情報,運籌全球趨勢,展望世界脈絡。
請於 Facebook 搜尋「HTP 匯通商行」,按“讚”加入粉絲團。 請用手機點擊「加入Line好友」連結,或是掃描QR Code加入。